Τα meetings είναι κομμάτι της λειτουργίας των περισσότερων επιχειρήσεων. Είναι απαραίτητα προκειμένου να μπορείτε να συζητήσετε με τους συνεργάτες σας, να διαπιστώσετε αν όλες οι εργασίες ρέουν όπως πρέπει, να θέσετε στόχους κ.τ.λ. Αλλά οι περισσότεροι επαγγελματίες απλώς τα μισούν. Και θεωρούν πως δεν έχουν καμία αξία. Πως είναι χάσιμο χρόνου. Το ερώτημα είναι μήπως αυτό συμβαίνει επειδή κάτι δεν γίνεται σωστά σε αυτά τα meetings;
Τι πρέπει να αποφύγετε στα meetings
1. Αποφύγετε το να μην έχετε έναν προκαθορισμένο χώρο για αυτά
Ένα meeting που γίνεται σε μια καφετέρια δεν θα είναι το ίδιο αποτελεσματικό με ένα meeting που γίνεται σε ένα meeting room. Δεν υπάρχει τυχαία ο συγκεκριμένος χώρος σε τόσες και τόσες εταιρείες. Είναι πολύ σημαντικό να έχετε έναν προκαθορισμένο χώρο για τα meetings ο οποίος θα περιέχει τα κατάλληλα έπιπλα γραφείου, αλλά και όλον τον εξοπλισμό που μπορεί να χρειαστείτε.
Σημείωση: Όταν θα επιλέγετε τα έπιπλα γραφείου που θα χρησιμοποιήσετε στο meeting room να θυμάστε ότι πρέπει να είναι άνετα. Επίσης, πρέπει να υπάρχει αρκετός χώρος ώστε όλοι να μπορούν να καθίσουν χωρίς προβλήματα. Τέλος, τα στρογγυλά γραφεία δημιουργούν μια αίσθηση ισότητας και «ανήκειν», οπότε αποτελούν καλή επιλογή.
2. Αποφύγετε το να μην προετοιμάζετε την ομάδα σας
Είναι πολύ σημαντικό να προετοιμάζετε την ομάδα σας σωστά για το εκάστοτε meeting. Αν οι συνεργάτες σας γνωρίζουν τα θέματα τα οποία θα συζητηθούν, θα μπορέσουν να αναζητήσουν πληροφορίες, να οργανώσουν τις σημειώσεις τους, να προετοιμάσουν ερωτήσεις και γενικότερα θα είναι αρκετά κατατοπισμένοι ώστε να μπορέσουν να συμμετάσχουν στη συζήτηση με άνεση.
3. Αποφύγετε το να μην έχετε ένα πρόγραμμα
Εφόσον θέλετε να οργανώσετε ένα meeting είναι δική σας ευθύνη να δημιουργήσετε και ένα πρόγραμμα για αυτό. Είναι σημαντικό να έχετε έναν ξεκάθαρο στόχο, να έχετε συγκεντρώσει και οργανώσει τα θέματα που θέλετε να συζητηθούν, να θέσετε ένα χρονικό όριο για τη συνάντηση και να φροντίσετε να μην ξεστρατίσετε πολύ από αυτό.
4. Αποφύγετε το να κάνετε πολλά meetings
Εξίσου σημαντικό είναι το να αποφύγετε να κάνετε πολλά meetings. Σκεφτείτε ότι πολλά ζητήματα μπορούν να λυθούν σχετικά εύκολα, χωρίς να χρειάζεται να συναντηθεί όλη η ομάδα. Η καλή επικοινωνία μεταξύ των ανθρώπων που μπορούν να επιλύσουν τα ζητήματα, μπορεί να σας γλιτώσει χρόνο από meetings τα οποία στην πραγματικότητα δεν χρειάζονταν.
Τέλος, προσπαθήστε να απομακρύνετε ό,τι θα μπορούσε να αποσπάσει την προσοχή κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε από όλους να κλείσουν τα κινητά τους και να αφήσετε το φαγητό και τον καφέ για μετά το τέλος του meeting.
Δημοσίευση σχολίου
Καλοδεχούμενα όλα τα σχόλια, επώνυμα και ανώνυμα. Πάντα όμως με σεβασμό στους άλλους αναγνώστες και στους νόμους. Ευχαριστούμε!